Guide de l'architecte

1. Se connecter

1. Sur la page de connexion, saisissez votre adresse e-mail dans « Recevoir un lien de connexion », puis « Envoyer ».
2. Ouvrez l'e-mail reçu et cliquez sur le lien : il est valable 20 minutes et ne sert qu'une fois. Si la page qui s'ouvre vous le demande, confirmez votre connexion d'un clic.
3. Pour vous connecter ensuite avec un mot de passe : cliquez sur votre nom en haut à droite (votre profil), puis « Changer mon mot de passe ».

Le lien n'arrive pas ? Vérifiez vos indésirables, puis redemandez-en un : chaque nouvelle demande produit un nouveau lien.

2. Créer un chantier

1. Depuis Chantiers, cliquez sur « Nouveau chantier ».
2. Seul le nom est obligatoire. Vous pouvez aussi renseigner l'adresse, la phase de départ, la nature de l'opération (elle ajuste les durées et les jalons proposés), une date de démarrage et une durée de travaux prévue (elles pré-remplissent le planning), et le maître d'ouvrage avec son e-mail.
3. Laissez cochée l'option des échéances types de maîtrise d'œuvre pour obtenir d'emblée les jalons usuels (permis, ordre de service, réception, fin de garantie…).
4. À partir de votre deuxième chantier, « Repartir d'un chantier existant » reprend ses phases, tâches, lots et entreprises, recalés sur la nouvelle date. Les plans, devis et comptes-rendus ne sont pas copiés.
5. Cliquez sur « Créer le chantier ».

La fiche s'ouvre sur sa Vue d'ensemble ; les onglets donnent accès aux Plans, au Planning, aux Comptes-rendus, aux Devis, aux TS, aux Documents, aux Photos, aux Réserves et aux Discussions. La liste « À traiter » indique ce qu'il reste à mettre en place.

3. Inviter le maître d'ouvrage

1. Dans la Vue d'ensemble, carte « Fiche client », utilisez le formulaire « Inviter un maître d'ouvrage » (ouvert d'office tant que personne n'est invité).
2. Saisissez son nom complet et son e-mail, puis « Envoyer l'invitation ».
3. Votre client reçoit un e-mail. Le lien d'invitation est valable 7 jours ; tant qu'il n'a pas été utilisé, la fiche affiche « Invitation en attente ».
4. Pour un second maître d'ouvrage (conjoint, associé…), invitez-le de la même façon : les devis sont adressés à tous, le premier qui décide clôt la décision.

Prévenez votre client avant de l'inviter : il saura que l'e-mail vient de vous. La fiche distingue ce qui est visible par le client (type de projet, budget) de vos notes internes, jamais visibles par lui.

4. Inviter les entreprises

1. Dans la carte « Entreprises », utilisez « Inviter un artisan » : nom de l'entreprise, corps d'état, téléphone, puis nom (c'est l'interlocuteur de l'entreprise) et e-mail du référent qui recevra l'invitation.
2. Cliquez sur « Envoyer l'invitation ». L'accès est gratuit pour l'entreprise.
3. Un badge indique pour chaque entreprise « Invitation en attente » ou « Accès ouvert » (un de ses artisans s'est connecté).

5. Publier un plan

1. Onglet Plans, bloc « Nouveau plan » : titre, lot et provenance, puis « Créer le plan ».
2. Sur la page du plan, déposez le PDF (25 Mo au plus), ajoutez au besoin des notes de version, puis « Publier l'indice… ». Cockpit vérifie que le PDF est complet : un fichier tronqué ou corrompu est refusé avant toute publication — réexportez-le et déposez-le à nouveau.
3. Le plan est aussitôt diffusé au maître d'ouvrage et aux entreprises, qui reçoivent un e-mail. Le tableau « Diffusion » indique, pour chacun, s'il l'a vu et téléchargé.
4. « Relancer » renvoie un e-mail à ceux qui ne l'ont pas encore ouvert ; le lien de l'e-mail ouvre directement les plans du chantier chez le destinataire. Tous les accusés manquants du cabinet sont réunis dans Accusés (menu du haut).
5. Pour une mise à jour, utilisez « Remplacer par un nouvel indice » : l'historique des indices est conservé, avec l'empreinte de chaque fichier.

Reprise d'un chantier en cours : indiquez l'indice d'origine du plan dans les notes de version.

6. Tenir le planning

Onglet Planning : ajoutez des phases, des tâches, des rendez-vous et des échéances. Les dates proposées automatiquement portent le badge « Proposée » et ne comptent dans aucun retard tant que vous ne les avez pas confirmées : « Confirmer … dates proposées » les valide d'un geste, « Marquer atteinte » clôt une échéance.

• Votre client voit sur son tableau de bord la date de réception des travaux, uniquement lorsque cette échéance est confirmée.
• Vos entreprises retrouvent leur journée dans « Ma journée » : un rendez-vous du jour ou, à défaut, une tâche du planning qui leur est assignée. Elles peuvent pointer leur arrivée et tenir leur liste du jour.

7. Diffuser un compte-rendu

1. Onglet Comptes-rendus, « Importer un compte-rendu » : titre, date de visite, PDF et, si vous le souhaitez, des photos.
2. Deux zones de texte facultatives : les notes internes (jamais visibles par le client) et le résumé MOA, affiché tel quel dans l'espace de votre client.
3. « Enregistrer et diffuser » envoie le compte-rendu à tout le chantier. Le tableau de diffusion indique qui l'a vu ; « Relancer » et « Diffuser aux nouveaux destinataires » sont sur la même page, et le lien de la relance ouvre directement le compte-rendu.
4. Pour le faire signer par les entreprises : « Demander la signature », choisissez une entreprise ou tous les artisans du chantier, puis « Diffuser pour signature ».

8. Faire signer un devis ou des travaux supplémentaires

1. Menu Devis (tous les chantiers) ou onglet Devis / TS du chantier : créez le document avec son titre, l'entreprise et le lot. L'entreprise figure sur la page de signature du client, dans le PDF et dans le dossier de preuve : renseignez-la avant l'envoi.
2. Saisissez les lignes (désignation, quantité, unité, prix unitaire HT, TVA), puis « Enregistrer le brouillon ». Les totaux sont recalculés à l'enregistrement.
3. « Envoyer au MOA » : votre client reçoit un e-mail « à valider » et retrouve le document dans ses décisions à signer. « Renvoyer » le relance. Sans maître d'ouvrage invité, l'envoi est bloqué et la fiche vous le dit.
4. Quand il a décidé, la section « Décision MOA » affiche la décision, la date et l'heure, l'empreinte du PDF et le commentaire éventuel, avec un lien vers la preuve.

Un devis envoyé par erreur ? Tant que le client n'a pas décidé, ouvrez le document et choisissez « Annuler ce document », avec un motif facultatif. Il passe au statut « Annulé », disparaît des décisions à signer et le client est prévenu par e-mail et notification. Rien n'est supprimé. Un document déjà signé ou refusé est une preuve : il ne peut pas être annulé.

Valeur de la signature. Cockpit met en œuvre une signature électronique simple avec dossier de preuve (texte de consentement, date et heure, adresse IP, navigateur, empreinte du document). Elle est recevable en justice, mais sa fiabilité n'est pas présumée comme celle d'une signature qualifiée. Pour un avenant à fort enjeu, ou un particulier qui signe à distance, appréciez s'il vaut mieux une signature avancée ou un écrit papier (voir l'article 7 des CGU).

9. Réserves, documents, photos et discussions

• Réserves : « Ouvrir une réserve », avec intitulé, localisation et entreprise assignée ; l'entreprise déclare la levée, vous la validez ou la refusez avec un motif.
• Documents : « Téléverser un document » (25 Mo au plus), classé par phase et par catégorie.
• Photos : onglet Photos du chantier — « Ajouter des photos » (10 Mo au plus, réduites avant l'envoi) ou « Demander des photos » à une ou plusieurs entreprises.
• Discussions : un fil par chantier pour échanger avec le client et les entreprises ; les messages restent attachés au chantier.

10. Modifier, archiver, retirer : pas d'impasse

• Corriger le nom ou l'adresse : « Modifier le chantier » sur la fiche (nom, adresse, nature de l'opération, début de la phase en cours). L'adresse web du chantier ne change pas : les liens déjà envoyés restent valables. La phase se change par « Changer de phase ».
• Une adresse saisie de travers, un intervenant à retirer : « Retirer » à côté du maître d'ouvrage (fiche client) ou « Retirer du chantier » à côté de l'entreprise. Après confirmation, son accès à ce chantier est coupé et il ne reçoit plus rien ; les devis, décisions, plans, accusés et messages déjà enregistrés sont conservés, et son compte n'est pas supprimé. Vous pouvez inviter la bonne adresse ensuite.
• Ranger un chantier terminé : « Archiver ce chantier » (en bas de la page « Modifier le chantier »). Il disparaît de l'accueil et des relances mais reste consultable en lecture seule, par vous comme par vos intervenants. « Chantiers archivés » (sur l'accueil) permet de le retrouver et de le désarchiver.

Ces actions sont réservées à l'architecte du cabinet et inscrites au journal d'audit.

11. Votre compte et vos données

Depuis votre profil (votre nom, en haut à droite) : vos coordonnées, votre mot de passe, et « Exporter mes données » (vos données personnelles au format JSON). L'export complet de votre cabinet — données et fichiers de tous vos chantiers — vous est fourni gratuitement, sur demande à cockpit@digi-connect.fr, sous 30 jours.

Ce que Cockpit ne fait pas encore

• Factures : pendant le pilote, Cockpit ne fait pas vos factures ; vous gardez votre outil actuel.
• Paiement en ligne entre le maître d'ouvrage et les entreprises : non proposé.
• Hors connexion : Cockpit est une application web, qui demande une connexion (la 4G suffit) ; préparez vos comptes-rendus au bureau.